Des engagements clairs avant toute collaboration
Avant de présenter un fournisseur à nos clients, nous lui demandons de prendre connaissance et de signer notre Charte fournisseurs.
Cette charte fixe les principes essentiels attendus concernant la transparence, la qualité, les documents, la communication et le respect du cahier des charges.
Elle ne remplace pas les vérifications propres à chaque projet, mais établit un cadre de collaboration clair dès le départ.
Les 6 engagements de notre charte
01. Transparence de l’entreprise
Le fournisseur s’engage à communiquer des informations exactes sur son entreprise, son activité, ses capacités de production et son rôle réel dans la chaîne d’approvisionnement.
Il doit préciser s’il est fabricant, distributeur, agent ou société de trading, et signaler le recours éventuel à des sous-traitants.
Nous voulons savoir précisément qui fabrique, où et dans quelles conditions.
02. Respect du cahier des charges
Le fournisseur confirme avoir compris les caractéristiques, les quantités, les délais et les exigences communiqués.
Il s’engage à ne pas modifier les matières, composants, dimensions, procédés de fabrication, emballages ou caractéristiques validées sans accord préalable du Client.
Le produit commandé doit correspondre à ce qui a été présenté et validé.
03. Qualité et documents
Le fournisseur s’engage à transmettre les documents qualité et réglementaires demandés pour le produit, notamment lorsqu’ils sont nécessaires à son importation ou à sa commercialisation.
Les documents transmis doivent être :
- authentiques et lisibles ;
- valides à la date de leur transmission ;
- cohérents avec le produit concerné ;
- émis au nom de l’entreprise ou du fabricant réellement impliqué ;
- accompagnés des informations permettant de les vérifier.
Le fournisseur doit signaler lorsqu’un document est manquant, expiré, en cours de renouvellement ou non applicable.
Un document ne doit pas seulement exister : il doit correspondre au bon produit et à la bonne entreprise.
04. Conditions commerciales claires
Le fournisseur s’engage à présenter clairement :
- le prix du produit ;
- la quantité minimale de commande ;
- les délais de fabrication ;
- les conditions de paiement ;
- les frais supplémentaires éventuels ;
- les conditions applicables aux échantillons ;
- les modalités de conditionnement ;
- la durée de validité de son offre.
Toute modification importante doit être communiquée avant la validation de la commande.
Pas de frais cachés ni de changement de conditions au dernier moment.
05. Communication et réactivité
Le fournisseur s’engage à communiquer de manière honnête et suffisamment réactive tout au long du projet.
Il doit informer LIB Sourcing et le Client dès qu’une difficulté peut affecter :
- la faisabilité du produit ;
- sa qualité ;
- son prix ;
- les quantités ;
- le calendrier ;
- la production ;
- la disponibilité des matières ;
- la préparation de la commande.
Un problème signalé rapidement peut être traité. Un problème dissimulé fragilise tout le projet.
06. Intégrité et confidentialité
Le fournisseur s’engage à respecter la confidentialité des informations, documents, modèles, visuels et données transmis dans le cadre du projet.
Il ne doit pas utiliser, reproduire, présenter ou commercialiser un élément confidentiel du Client sans autorisation.
Il s’engage également à respecter les lois applicables à son activité, notamment en matière de travail, de sécurité, de lutte contre la corruption et de protection de l’environnement.
La confiance repose sur la transparence, la confidentialité et le respect des engagements.
Comment la charte s’intègre à notre processus
Avant la sélection
Nous présentons le projet au fournisseur et vérifions sa capacité apparente à répondre au cahier des charges.
Avant la commande
Nous demandons les informations et documents nécessaires, puis nous faisons signer la Charte fournisseurs.
Pendant la collaboration
Nous restons attentifs au respect des engagements annoncés et signalons au Client les incohérences ou points nécessitant une vérification complémentaire.
Ce que la signature de la charte signifie
En signant notre charte, le fournisseur confirme :
✓ avoir compris les exigences de collaboration ;
✓ s’engager à transmettre des informations sincères ;
✓ respecter le cahier des charges validé ;
✓ signaler toute modification ou difficulté ;
✓ fournir les documents disponibles et nécessaires ;
✓ collaborer de manière transparente avec LIB Sourcing et le Client.
Un cadre de confiance, pas une certification
La signature de la charte constitue un engagement écrit du fournisseur.
Elle ne remplace pas, lorsque le produit ou le projet l’exige :
- un audit d’usine ;
- un contrôle qualité ;
- une inspection de production ;
- un essai en laboratoire ;
- une certification officielle ;
- une vérification réglementaire par un organisme compétent.
Ces prestations peuvent être organisées séparément lorsqu’elles sont nécessaires.
Notre objectif
Créer une relation plus claire entre le Client et le fournisseur, réduire les zones d’incertitude et identifier les points de vigilance avant la première commande.
Une meilleure information permet de prendre de meilleures décisions.